আপনার মেডিকেল অফিসে কর্মচারী অপব্যবহার প্রতিরোধ এবং সনাক্ত
অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ জালিয়াতি হতাশ, কোম্পানির সংস্থান রক্ষা, এবং আইন এবং প্রবিধান সঙ্গে সম্মতি নিশ্চিত করতে পরিকল্পিত একটি প্রক্রিয়া হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ শুধুমাত্র কার্যকর হয় যদি তারা নির্ধারিত মেডিক্যাল অফিসের নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা দ্বারা নির্ধারিত হয়, প্রয়োগ করা হয়, নিরীক্ষণ করে এবং পরিমাপ করা হয় যে তারা পরিকল্পিত হিসাবে কাজ করছে তা নিশ্চিত করতে।
অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ সংক্রান্ত কোনও নীতিমালা থাকা সত্ত্বেও মেডিক্যাল অফিসে কর্মচারী অপব্যবহার প্রতিরোধ ও সনাক্ত করার জন্য একটি সক্রিয় পদক্ষেপ গ্রহণ করা উচিত। একটি নির্দিষ্ট মাত্রার ঝুঁকি কমানোর মাধ্যমে কোনও অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার মধ্যে প্রতিরোধ ও সনাক্তকরণ একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
1 -
নিয়োগের অভ্যাসসর্বোৎকৃষ্ট চিকিৎসা অফিসার কর্মচারীদের নিয়োগের একটি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া শক্তিশালী করার একটি কার্যকর উপায়। নিয়োগকারীদের স্টাফ যারা যোগ্য, নির্ভরযোগ্য এবং নির্ভরযোগ্য প্রার্থীদের দ্বারা যথাযথভাবে পরীক্ষায় উত্তীর্ণ হয়, সেগুলি শুধু ভাল ব্যবসা ধারণা। ব্যাকগ্রাউন্ড চেক এবং রেফারেন্স চেকগুলি কোনও খারাপ আপেল ভেঙে ফেলার এবং চাকুরীর জন্য আবেদন করার থেকে নির্দিষ্ট কিছু লোককে আটকানোর সহজ উপায়।
যদিও পূর্ববর্তী নিয়োগকর্তা চাকরির স্থিতি এবং রিয়ার জন্য যোগ্যতা ব্যতীত অন্য কোনো তথ্য দিতে অনুমোদিত নয়, তবে আপনি অনুরোধ করতে পারেন যে আবেদনকারীরা আরও সুপারভাইজার বা সহকর্মীদের জন্য আরও বিস্তারিত তথ্য পেতে যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করতে পারেন। ক্রেডিট চেক সহ ব্যাকগ্রাউন্ড চেক এছাড়াও একটি আবেদনকারীর ব্যক্তিগত ইতিহাস সম্পর্কে বিস্তারিত প্রদান।
অধিক
2 -
কর্তব্যের বিচ্ছেদকর্তব্যগুলি পৃথক করার ফলে একজন কর্মচারীকে অর্থ পরিচালনার সাথে জড়িত একাধিক লেনদেনের দায়িত্ব থেকে বঞ্চিত করা হয়। যখনই কোন কর্মচারীকে টাকা ধার করতে হয় তখন এমন এক ব্যক্তি হওয়া উচিত যা নির্দিষ্ট লেনদেন অনুমোদন করে, অন্য প্রক্রিয়াকরণের জন্য দায়ী ব্যক্তি এবং সমন্বয় এবং রেকর্ডকারিংয়ের জন্য আলাদা আলাদা। এটি নিশ্চিত করে যে কোনও ব্যক্তি এমন কোন কাজ করতে পারে না যা অন্য ব্যক্তির দ্বারা সনাক্ত বা পর্যালোচনা করা হয় না।
কর্তব্যের বিচ্ছিন্নতা যে কোনও পরিমাণ টাকা হারিয়ে যাওয়া, তা সামনে ডেস্ক স্তরে অথবা চিকিৎসা অফিসের প্রশাসনিক স্তরের পক্ষে কঠিন করে তোলে। যখন কর্মীদের জানা যায় যে প্রতিটি প্রক্রিয়াটি নজরদারি এবং নিরীক্ষণ করা হয়, এটি কর্ম সঞ্চালনে নির্ভুলতা ও সততা উত্সাহ দেয়
3 -
নথিপত্রপ্রতিটি আর্থিক লেনদেনের একটি কাগজের পথ থাকা উচিত। ডকুমেন্টেশন শুধু লেখা বা কাজকর্মের নথি নয়, তবে সমস্ত আর্থিক রেকর্ড যেমন অনবোর্ড এবং পেমেন্ট রেমিটেন্সের অনুলিপিগুলি পালন করে। একটি মৌখিক অনুরোধের উপর ভিত্তি করে কোনও লেনদেন সঞ্চালন করতে কর্মচারীদের সচেতন করা উচিত।
বৈধ ডকুমেন্টেশন অফিসিয়াল মেডিকেল অফিস ফর্ম, লেটারহেড, বা ইনভয়েস অন্তর্ভুক্ত এবং যখন প্রয়োজনে স্বাক্ষর দ্বারা অনুমোদিত হওয়া উচিত। চেকগুলি সর্বদা একটি চালান থাকা উচিত, যেমন অর্থ ফেরৎ, টাকা স্থানান্তর বা অর্থ প্রদান পোস্টিং। ক্যাশ শুধুমাত্র গ্রহণ করা উচিত, যদি না রোগীর পরিবর্তন ফিরে না দেওয়া পর্যন্ত হস্তান্তর না। ক্যাশ বক্স পুনর্মিলন প্রতিটি শিফ্টের শুরুতে এবং শেষে নথিভুক্ত করা উচিত।
4 -
শারীরিক এবং ইলেকট্রনিক রক্ষাকবচনিরাপত্তা, এলার্ম সিস্টেম, ক্যামেরা এবং লক ব্যবহার তথ্য, জায়, সম্পদ, এবং অর্থ সুরক্ষার মধ্যে মেডিকেল অফিসে সহায়তা করতে পারেন।
1. চিকিৎসা অফিসের কর্মীদের দ্বারা সীমিত অ্যাক্সেসের সঙ্গে নিরাপদভাবে লক থাকা সমস্ত নগদ বক্স, চেক এবং রসিদ বইগুলি রাখুন। সমন্বয় নিয়মিত পরিবর্তন করা উচিত।
2. ঘন্টা এবং nonoperational দিন পরে জন্য এলার্ম সিস্টেম আছে।
3. ক্যামেরা প্রতিটি প্রবেশদ্বার এবং প্রস্থান, স্থাপন করা যাবে সামনে ডেস্ক এবং নিরাপদ এ লক্ষ্যে।
4. সব সময় লক সরবরাহ কক্ষ এবং / অথবা ফার্মেসী ক্যাবিনেটের দরজা রাখুন এবং শুধুমাত্র প্রয়োজন হিসাবে নির্দিষ্ট এলাকায় অ্যাক্সেস করার অনুমতি দিন।
ইলেকট্রনিক রক্ষাকবচগুলি কেবল পাসওয়ার্ড ব্যবহার করে এবং শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যক্তিকে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করে।
5 -
মনিটরিং অপারেশনসঅপারেশন নিরীক্ষণ একটি উপায় ছাড়া কোন অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া অসম্পূর্ণ হবে। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ পর্যবেক্ষণ পদ্ধতিগুলি যথাযথভাবে কাজ করে তা নিশ্চিত করার জন্য দৈনিক ক্রিয়াকলাপগুলি পর্যালোচনা করা হয়।
1. নগদ পুনর্মিলন
2. অ্যাকাউন্ট বা চার্ট অডিটিং
3. রিপোর্ট তুলনা করে যাচাই
4. নিয়মিত ইনভেন্টরি চেক
সমস্ত প্রক্রিয়ার উপর নজর রাখা অপরিহার্য, কিন্তু প্রথম এবং সর্বাগ্রে একটি মেডিকেল অফিস ম্যানেজার আবশ্যক:
1. নিয়ম এবং লক্ষ্য স্থাপন
2. সব স্টাফ তাদের যোগাযোগ করুন
3. একটি নিয়মিত ভিত্তিতে প্রতিক্রিয়া প্রদান